FAQ
Общие вопросы
Можно ли полностью отказаться от бумажных носителей при использовании системы?
При использовании ЭДО по документам, связанным с работой, можно полностью отказаться от дублирования на бумаге, если:

  • Вы работаете с дистанционными сотрудниками и в трудовом договоре с дистанционным работником установлено использование электронной формы документов. Это регулируется Трудовым кодексом РФ. C 2021 года использование усиленных квалифицированных электронных подписей для дистанционных сотрудников не является обязательным, допускается использование неквалифицированных подписей для значимых документов, связанных с работой. Для прочих документов, связанных с работой, допустим обмен с подтверждением факта получения документа.
  • Вы участвуете в эксперименте Минтруда согласно Федеральному закону № 122-ФЗ от 24.04.2020 г., ваши, сотрудники выразили согласие на участие и у вас имеется пакет локальных нормативных актов, регулирующих использование электронных подписей и обмен электронными документами.
  • Ваши сотрудники подписывают документы усиленными квалифицированными электронными подписями.
В остальных случаях использование документов, связанных с работой, в электронной форме напрямую не разрешено ТК РФ, необходимо дублировать их также на бумаге.

По документам, напрямую не связанным с трудом – авансовые отчеты, путевые листы, юридическая сила электронных документов сохраняется, но при предоставлении по запросу проверяющим органам потребуется распечатка документов.
    Для каких процессов можно использовать систему?
    Система используется для подписания и согласования документов в следующих областях:

    • Расчеты с сотрудниками
    • Изменения по сотрудникам
    • Командировки
    • Отпуска
    • Оценка сотрудника
    • Премирование
    • Увольнение сотрудника
    • Учет рабочего времени
    • Путевые листы
    • Авансовые отчеты
    • Ознакомление сотрудника (сотрудников) с документами компании (под роспись)
    Можно ли редактировать дату подписания документа?
    Отметка времени и даты проставляется при подписании документа ЭЦП. Данные берутся с сервера и не подлежат изменению.
    Каким образом SCHNEIDER GROUP поддерживает клиентов при оформлении документов. Стоимость услуг.
    При подключении к CL мы бесплатно предоставляем шаблоны документов для подключения к эксперименту (до 01.12.2020) (Заявление, Локальные нормативные акты, согласия на обработку персональных данных) или для обмена электронными документами с 01.01.2021 (Локальные нормативные акты, согласия на обработку персональных данных).

    Их заполнение (кроме заявления) выставляется по фактически затраченному времени в зависимости от часовой ставки нашего специалиста. Аналогично выставляется внесение изменений в существующие документы.

    Стоимость использования Client Login
    Для клиентов на бухобслуживании со стандартными базами 1С дополнительная плата не взимается.

    В случае, если клиент желает использовать CL для хранения документов (кроме кадровых документов), мы взимаем стандартную плату за хранение за ГБ (уточняется в BD).

    Мы взимаем с внешних клиентов следующую плату:
    90 руб. в мес за кабинет сотрудника

    Стандартная интеграция и настройка бесплатны, как и проект пакета LNA.

    В случае, если система клиентов будет полностью переделана и потребуется более специализированное внедрение, потребуется отдельная оценка.

    Выпуск КЭП проводится через аккредитованный удостоверяющий центр. Стоимость выпуска КЭП – 1 000 руб + НДС
    Может ли на портале работать сотрудник, не являющийся сотрудником офиса в РФ?
    Да, такой сотрудник может согласовывать документы, просматривать документы, а рамках своего уровня доступа. Тем не менее, он не может представлять интересы компании, подписывая документы своей электронной подписью со стороны работодателя.
    В течение какого срока хранятся документы?
    Срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе и регулируется законодательством об архивном деле, а также законодательством о бухгалтерском учете.
    Как передать сотруднику электронные документы при увольнении?
    Порядок передачи следует утвердить в локальном нормативном акте (наши шаблоны это регулируют). Возможно выгрузить документы в электронном виде на носитель, предоставленный сотрудником, за исключением документов, передача которых предусмотрена на бумаге напрямую (например, приказ о расторжении трудового договора). Также допускается распечатка документов и передача их на бумажном носителе в виде заверенных копий.
    Как получить документы при прекращении использования CLIENT LOGIN?
    При прекращении обслуживания архив с электронными документами выгружается любым удобным способом – внешний носитель, FTP сервер, облачное хранилище, указанное Клиентом. По факту передачи подписывается акт.
    С какими программами можно интегрировать CL?
    На текущий момент есть интеграция с 1С ЗУП 3.1., 1С ЗУП 2.5, 1С КА и 1С ERP, система может обмениваться данными с другими системами.
    Система предназначена для использования только штатными сотрудниками?
    Систему может использовать любой сотрудник компании, в том числе, работающий по совместительству или по договору ГПХ. Однако для сотрудников, работающих по ГПХ, обмен электронными документами должен быть закреплен отдельно в рамках договора с ним.
    Можно ли работать в системе, если не все сотрудники согласны перейти на ЭДО?
    Да, закон явно указывает, что переход на электронный документооборот – добровольное решение. Мы можем предложить вариант, когда все сотрудники используют систему для согласования и печати документов. Однако подписывать документы будут только сотрудники, согласившиеся на эксперимент или подписавшие соответствующий ЛНА. Мы ведем матрицу настроек и выпущенных подписей сотрудников.
    Сотрудник подал в суд и/или подал жалобу в трудовую инспекцию, как представить документы, подписанные в системе?
    Документы будут выгружаться из системы вместе с сертификатами подписи и ключа проверки и предоставляться в дело в электронном виде. В случае возникновения дополнительных требований со стороны госорганов, документы будут распечатаны и заверены уполномоченными лицами.
    (п. 2.2 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 N 251 (ред. от 05.11.2019) "Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа")

    Выдержка:

    2.2.2. Файл электронного образа документа должен быть в формате PDF (рекомендуется создавать электронный образ документа с возможностью копирования текста). Размер файла электронного образа не должен превышать 30 Мб.

    2.2.3. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество листов в документе (например: исковое заявление от 05122016 3л.pdf).

    2.2.4. Файлы и данные, содержащиеся в них, должны быть доступными для работы, не должны быть защищены от копирования и печати электронного образа, не должны содержать интерактивные и мультимедийные элементы или внедренные сценарии.

    2.2.5. Электронный образ документа заверяется в соответствии с Порядком подачи документов простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.
    Требуется ли удалять данные из системы при увольнении сотрудника?
    Данные по уволенным сотрудникам хранятся в соответствии с установленными законом сроками хранения (см. п. 6 раздела «Общие вопросы») и не подлежат удалению. Если работник отправляет просьбу об удалении персональных данных, то удаляются данные за исключением тех, которые относятся к расчету заработной платы, налогов и страховых взносов.
    Безопасность и конфиденциальность
    Где будут храниться данные сотрудников и как это будет защищено?
    Данные (электронные документы и личные кабинеты сотрудников) хранятся в защищенной среде на сервере SCHNEIDER GROUP с выполнением политик защиты данных.
    Потребуется ли дополнять или переподписывать согласия на обработку персональных данных с сотрудниками?
    Форма согласия приложена к шаблону договора на использование CL, вы можете найти ее тут
    Согласования
    Можно ли настраивать процессы, не вошедшие в предложенный список (см. п. 2)
    Да, возможна любая кастомизация и настройка системы в соответствии с индивидуальными потребностями Клиента. Стоимость и сроки обсуждаются дополнительно.
    Сколько ступеней согласования может предусматривать процесс?
    Не менее одной, максимальное количество ступеней – шесть.
    Можно ли настраивать маршруты согласований, не совпадающие с подчиненностью в организационной структуре?
    Да. Предусмотрена таблица, где непосредственно прописан руководитель для конкретного сотрудника по каждому из типов согласований).
    Использование электронных подписей
    Могут ли сотрудники использовать уже имеющиеся подписи?
    Да, сотрудник может использовать уже имеющуюся у него подпись любого типа, выданную другим удостоверяющим центром. Обращаем внимание, что это должна быть подпись физического лица, без привязки к юридическому лицу. В этом случае подпись хранится на его компьютере.

    Подписант от лица компании использует ранее выпущенную КЭП на своем компьютере.
    Сколько стоит выпуск подписи?
    SCHNEIDER GROUP предлагает выпускать неквалифицированные электронные подписи для сотрудников компаний, принимающих участие в эксперименте. Для удаленной верификации физ лица используется сервис нашего партнера IDX, выпуск подписи бесплатен.

    Для выпуска КЭП мы предлагаем сервис УЦ IDX, который позволяет хранить с учетом всех требований регулирующих органов ключ на защищенном сервере УЦ. Это позволяет использовать подпись с любого устройства с дополнительной защитой. В этом случае стоимость выпуска подписи составляет 1000 рублей + НДС.

    Вы также можете воспользоваться услугами любого аккредитованного УЦ, выпустить квалифицированную подпись по тарифам УЦ.
    Какие виды электронных подписей можно использовать?
    Работодателю (Клиенту) необходимо использовать квалифицированную электронную подпись в соответствии с требованиями трудового законодательства. Такая подпись обычно уже есть в компании – она используется для обмена документами с госорганами.

    Работник может использовать любую из 2-х видов подписей:
    • усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП). Такую подпись сотрудник мог получать для сдачи деклараций в ФНС или для совершения действий на Госуслугах, а также дистанционный работник.
    КЭП может быль использована в 2-х вариантах:
    1. Обычная. Эта КЭП могла быть выпущена ранее любым УЦ. Она может быть сохранена на внешнем носителе (токене) или на компьютере пользователя. При подписании документов такой подписью потребуется выгрузить документ из системы CL, подписать его на компьютере и загрузить обратно.
    2. Облачная. Ее выпускает партнер SG – IDX, стоимость выпуска 1000 руб. Ее единственное отличие от обычной КЭП то, что она размещается в облачном хранилище и всегда доступна пользователю. Ей можно подписывать документы из любой точки доступа, находясь в самой системе CL. Безопасность обеспечивает защищенная среда, где размещаются КЭП, а также двухфакторная идентификация. При подписании документа в системе сигнал отправляется в управляющий центр, где хранится подпись. Пользователю приходит сообщение о попытке подписать документы с кодом подтверждения. Таким образом, никто не может воспользоваться и подписать данные.
    • усиленную неквалифицированную электронную подпись (НЭП) – выпускается SCHNEIDER GROUP. Применяется только для сотрудников, участвующих в эксперименте Минтруда.
    Обратите внимание, если сотрудник переводится на временную дистанционную работу, то формально потребуется использование КЭП до конца 2020 года.
    Можем ли мы подписывать КЭП другие документы?
    Да, документы, подписанные КЭП равнозначны документам, подписанным на бумаге.
    Сколько времени занимает выпуск ЭП?
    Если SG выпускает НЭП своими силами, процедура выпуска выполняется автоматически после получения подтверждения от компании о необходимости создать кабинет нового сотрудника. При выпуске через сторонние УЦ срок устанавливается самим УЦ и обычно с момента передачи документов на выпуск и до генерации ключа проходит от одного до трех рабочих дней.
    Как сотруднику пройти идентификацию для выпуска подписи?
    Для выпуска НЭП сотруднику не обязательно проходить личную идентификацию, она осуществляется через проверку данных клиента по сервису IDX. Сервис верификации добавлен в профиль кабинета сотрудника и выполняется при первом входе в систему.

    Для выпуска КЭП необходимо произвести личную идентификацию сотрудника. 63-ФЗ предусматривает удаленную идентификацию на основании ранее выданной КЭП или по биометрическим данным (пока не реализовано в большинстве УЦ, в том числе в УЦ, с которым сотрудничает SG). В SG разработан регламент по выпуску КЭП.

    Идентификация проводится следующими способами:
    • Для сотрудников клиента (в т.ч. для генеральных директоров), находящихся в Мск и Спб, идентификация осуществляется либо при личном визите в офис SG либо при выезде курьера SG к клиенту.
    • Директор клиента вправе произвести идентификацию своих сотрудников по поручению SG и подтвердить SG факт личной идентификации заявлением по форме, указанной в регламенте и копиями документов.
    • По ZOOM только для директоров клиентов, которые находятся не в Мск и СПб и которых сотрудник SG лично встречал ранее. Идентификация по ZOOM лица, с которым никто из сотрудников не знаком лично, недопустима.
    Эксперимент Минтруда по документам,
    связанным с трудом
    Кто отвечает за подготовку документов для участия в эксперименте, стоимость услуги?
    Для участия в эксперименте необходимо заполнить заявку на участие, уведомить сотрудников и получить от них согласие, а также подготовить ЛНА по нашим шаблонам.

    Важно! Клиент должен быть зарегистрирован на портале Работа в России (регистрация осуществляется через учетную запись на Госуслугах). До момента регистрации заявление не подается.

    Инструкция по регистрации

    Подготовка пакета документов на основании шаблонов осуществляется бесплатно для тех клиентов, которым были направлены предложения в сентябре. Стоимость услуги для клиентов, которых мы будем подключать позднее, будет определяться отдельно.

    По желанию клиента документы могут быть подготовлены либо им самим, либо бухгалтером без взимания дополнительной платы. Если клиент просит значительно переработать или перевести документ, то необходимо обратиться за согласованием стоимости этой дополнительной услуги в группу CLIENTLOGIN (client_login@rusconsulting.local).
    К чему нас обязывает участие в эксперименте?
    Обязательства участников минимальны. Законом предусмотрен небольшой отчет 1 декабря и еще один по окончанию эксперимента по установленной форме. SCHNEIDER GROUP поможет с заполнением этого отчета. После подачи заявки на участие компания самостоятельно определяет дату старта участия, при этом не обязательно проводить сам эксперимент если, например, если ни один из работников не согласится в нем участвовать или компания передумала по каким-то причинам. В случае выхода из эксперимента необходимо сообщить об этом в Минтруд.
    Что будет, если подать заявку в Минтруда и соцзащиты в РФ, а в дальнейшем отказаться от проведения эксперимента?
    Компания может в любой момент отказаться от участия в эксперименте, письменно уведомив госорганы.
    Что будет, если сотрудник откажется от участия в эксперименте?
    Участие в эксперименте добровольное. Если сотрудник откажется участвовать в эксперименте, то потребуется оформлять и подписывать документы на бумажном носителе.
    Могут ли иностранцы участвовать в эксперименте?
    Да, могут. Законодательство не содержит ограничений по участию иностранных граждан. Обращаем внимание на то, что если иностранцу потребуется выпустить КЭП, необходимо оформить на него СНИЛС.
    Как долго будет длиться эксперимент?
    Включение в списки оформляется Приказом Минтруда ежемесячно (в конце месяца). Заявления принимаются до 01.12.2020, эксперимент действует до 31.03.2021 года включительно. На текущий момент внесен законопроект о продлении срока действия эксперимента до 31.07.2021.
    Что будет, когда действие эксперимента закончится 31.03.2021?
    Мы будем следить за новостями законодательства и обязательно сообщим о дальнейших действиях. С очень большой степенью уверенности можно сказать, что взаимодействие работников и работодателя при помощи электронных документов продолжится. Также достаточно вероятно продление сроков эксперимента. Принципы работы CL будут скорректированы в соответствии с новыми требованиями законодательства, как только они станут известны.
    Можно ли продолжить HR EDI после офиц. завершения эксперимента?
    Да, использование системы напрямую не связано со сроками эксперимента и ее использование будет продолжаться.
    Как узнать, что клиент зарегистрирован для участия в эксперименте?
    Минтруд ежемесячно публикует приказ с участниками, приказы можно найти по ссылке
    Хотите получить уникальное предложение именно для вашей компании?
    Пожалуйста, заполните поля формы, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время!
    Уже более 15 лет SCHNEIDER GROUP помогает международным компаниям развивать бизнес в России.
    В портфеле наших услуг: разработка стратегий выхода на рынок, услуги в области бухгалтерского учета и отчетности, консультации по налоговым вопросам, импорт, услуги по внедрению ERP-систем (1C, SAP, Microsoft Dynamics NAV), правовая поддержка в разрешении споров, услуги временного управления, а также консультации по широкому спектру юридических вопросов.
    О разработчике сервиса
    Верификация личности перед выпуском ЭЦП осуществляется в партнерстве с российской онлайн-платформой IDX, имеющей все необходимые лицензии ФСБ и ФСТЭК.
    Все услуги на корпоративном сайте
    ООО "ШНАЙДЕР ГРУП"
    ИНН 7718239655
    107031, г. Москва, ул. Петровка, д.27